Steven G. Rogelberg, der profilierteste Meeting-Wissenschaftler weltweit, hat den mit 60.000 Euro dotierten Humboldt-Forschungspreis verliehen bekommen. Im Rahmen seines Deutschland-Aufenthaltes hielt er an der Universität des Saarlandes in Saarbrücken am 20. Juni 2018 Audienz.

Gastgeber an der Universität des Saarlandes: Prof. Dr. Cornelius König

Der Mann ist Amerikaner durch und durch, zumindest so, wie wir sie uns gerne vorstellen: braungebrannt, charmant, charismatisch – langweilige Meetings wird es mit dem Mehrfach-Professor (Organisations-Wissenschaften, Psychologie, Management, Soziologie) von der University of North-Carolina kaum geben. Der Mann ist ein Naturtalent. Nun sind die meisten von uns keine Rogelbergs. Dass wir dennoch gute und effziente Meetings abhalten, das ist die Mission des 50jährigen Amerikaners, hinterlegt mit einem hohen Stapel an Studien und Veröffentlichungen zum Thema.

Auf Einladung von Cornelius König, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Freien Universität Saarland und selbst aktiv im Thema Meeting-Wissenschaften, gab Rogelberg einen Überblick über die wichtigsten seiner Studien zum Thema Meeting-Effizienz und Meeting-Qualität.

 

Mehr oder weniger Meetings, nervige Arbeitsunterbrechung oder unterhaltsames Event?

Richtige Antworten: 21 und mehr Stunden in zu 51 bis 75 Prozent schlechten Meetings…

Diese Studie zeigte einen Zusammenhang zwischen der Meeting-Häufigkeit und der Meeting-Zufriedenheit. Auf den Punkt gebracht: Ganz ohne Meetings gibt es eine hohe Unzufriedenheit. Menschen sind soziale Wesen und wollen sich austauschen, Meetings sind dafür ein wichtiger Anlass. Mit wenigen Meetings ist die Zufriedenheit am Größten und sinkt wieder, je mehr Meetings angesetzt sind.
Interessant auch, wie unterschiedlich Mitarbeitergruppen Meetings beurteilen. Sehr ziel- und ergebnisorientierte Mitarbeiter empfinden Meetings, vor allem solche, die wenig effizient sind, als lästige Unterbrechung ihrer Arbeit, als Hindernisse auf ihrem Weg, gute Arbeitsergebnisse zu erzielen. Weniger aufgabenmotivierte Naturen empfinden Meetings – unabhängig von der Effizienz – als soziales Event, das ihren Tag strukturiert und für Abwechslung sorgt.

 

Meetings: Unpünktlicher Beginn, frustrierte Teilnehmer?

Wie viele Meetings beginnen überhaupt zu spät? In dieser Befragung sind es 44 Prozent. Wobei die Definition von „zu spät“ für die Zuspätkommer unterschiedlich sein kann:
– Uhrzeit – also ab fünf oder ab 10 Minuten nach dem angesetzten Startzeitpunkt.
– Letzte Person – so lange noch jemand nach mir kommt, bin ich nicht zu spät.
– Meeting hat begonnen: Wer in gestarteten Meetings aufschlägt, ist zu spät.

…mit fatalen Auswirkungen auf die Produktivität bei 55 Millionen Meetings am Tag nur in den USA

Ein Zusammenhang ist nach einer anderen Studie jedenfalls unstrittig: Je länger eine Gruppe auf Zuspätkommer warten muss, also ab fünf oder ab zehn Minuten, desto mieser die Laune. Die Beurteilung der Meeting-Zufriedenheit sinkt deutlich, auch weil die Qualität der Kommunikation im Meeting an der Verärgerung der Teilnehmer leidet und damit auch die Effizienz und die Qualität der Ergebnisse. Dabei gibt es keinen Zusammenhang mit der absoluten Dauer des Meetings; schlechte Beurteilungen sind klar auf die unnütz verbrannte Zeit und die Verärgerung darüber zurück zu führen. Nur eines, so Rogelberg, sei noch schlimmer als zu spät starten: zu spät enden.

Eine „objektive“ Messung von Meeting-Effizienz und -Qualität, etwa anhand von Artefakten (Agenda, Protokoll, Maßnahmenplanung, etc.) ist sehr schwierig, die Aussagekraft ist begrenzt. Für die Erhebung der Meeting-Zufriedenheit werden daher verschiedene Punkte bei den Teilnehmern anonym abgefragt. Dabei gibt Rogelberg zu bedenken: Wer ist mit dem Meeting immer zufrieden? Antwort: Der Meeting-Leiter und gegebenenfalls der Teilnehmer mit dem größten Redeanteil (etwa in Form einer langen Präsentation).

 

Virtuell oder Face-to-face-Meetings und warum 50 die neuen 60 sind

Interessant sind auch Rogelbergs Erkenntnisse zum Thema virtuelle Meetings per skype & Co. Sie werden in der Effizienz schlechter beurteilt als Face-to-face-Meetings. Wenn man aber die Leute befragt, welche Art von Meetings ihnen lieber sind, dann schneiden virtuelle Meetings besser ab. Der Grund: Die Teilnehmer drücken die Mute-Taste und können dann bei abgeschaltetem Mikro ungestört ihrem Tagesgeschäft nachgehen. SMS, WhatsApp oder E-Mail schreiben ist auch in realen Meetings gang und gäbe. Rogelberg empfiehlt gegen dieses Mulitasking „technologiefreie Meetings“, wie es auch im Weißen Haus unter Barack Obama gehandhabt wurde, mit regelmäßigen Technik-Breaks.

„Warum dauern Meetings immer 60 Minuten?“ Eine ebenso ungewöhnliche wie nachdenkenswerte Frage, die Rogelberg dem Publikum im Raum 0.11, Gebäude B3.1 stellte. Die verblüffende Antwort: Wegen Outlook. Diese 30/60/90-Minuten-Einteilung des Kalenderprogramms von Microsoft gibt gewissermaßen die Zeiten vor, in denen ein Meeting abzulaufen hat. Um ihren Mitarbeitern die Chance zu geben, sich in Normalgeschwindigkeit von einem Meeting zum nächsten zu begeben, sich womöglich auch noch den Luxus eines Toilettengangs zu gönnen, hat Google die 25/50-Regel eingeführt: Ein Halbstunden-Meeting dauert 25 Minuten, ein Einstunden-Meeting 50. Und hat dazu sogar die Zeitskalen des intern genutzten Google Calenders entsprechend angepasst. Befürchtungen, dass die verminderte Meeting-Zeit zu minderer Qualität führt, zerstreut der Meeting-Wissenschaftler. Schnellere Entscheidungen sind oft auch bessere Entscheidungen, wohl nach dem Motto, Diamanten entstehen auch unter Druck.

Definition: Was ist ein Meeting? Video-Clip von Steven G. Rogelberg bei der Präsentation in Saarbrücken

 

Ab Januar 2019 im Handel: Rogelbergs neues Buch für Manager

Wer mehr zu Rogelbergs Ansichten über „das Leben und Sterben in Meetings“ erfahren möchte muss demnächst nicht mehr gewichtige Studien durcharbeiten. Sein im Januar 2019 erscheinendes Buch „The Surprising Science of Meetings“ bietet zwar ebenfalls wissenschaftliche Erkenntnisse, aber nicht für andere Wissenschaftler, sondern aufbereitet für die, die das Thema Meeting-Effizienz direkt angeht: das Management.