Wer fünf Fachleute fragt, hat hinterher sieben Meinungen. Dies gilt auch im Themengebiet Meeting, wenn es um die verschiedenen Meeting-Arten geht. Tracy und Dimock (2004, S. 127) definieren die drei wichtigsten Meeting-Aufgaben so: a) sich zu informieren und Informationen zu geben, b) das Koordinieren und Planen von zukünftigen Maßnahmen und c) zu diskutieren, Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen (vgl. ebd. S. 129). Mehr oder weniger entlang dieser inhaltlichen Unterscheidung werden, vor allem in der Ratgeber-Literatur, Meeting-Arten unterschieden, also Informationsmeetings, Meetings zur Problemlösung, Meetings zur Entscheidungsfindung und, und, und… Auch für Scott, Shanock und Rogelberg (vgl. 2012, S. 474) sind solche Arten des Umgangs mit Themen ein Grund für die Unterscheidung von Meetings in Abhängigkeit von ihrer Zielsetzung.

Dass eine Ideenfindung beziehungsweise ein Innovations-Workshop ein separates Thema sein kann, vielmehr sein sollte, leuchtet ja noch ein. Dazu bedarf es mindesten mal zwei, drei Stunden Zeit und vor allem einen freien Kopf. Für alle anderen Inhalte erscheint eine Unterteilung sinnvoll, wie beispielsweise Malik (1994, S. 2+3) favorisiert. Er unterscheidet nach der organisatorischen Ebene (große, formelle Sitzung, z.B. Aufsichtsrat, Routine-Sitzung, Arbeitsgruppen-Sitzung, etc.) in der dann alle inhaltlichen Spielarten in Form von Tagesordnungspunkten vorkommen können. In eine ähnliche Richtung geht auch der Gedanke von Doppler/Lauterburg, die gesonderte Meetings für kurz-, mittel- und langfristigen Themen vorschlagen, damit in einem Jour Fixe fürs Tagesgeschäft nicht plötzlich strategische Fragestellungen besprochen werden (vgl. 2008, S. 359). Eine Mischung daraus und nach praktischer Erfahrung am geeignetsten erscheint mir die Einteilung von Patrick M. Lencioni (vgl. 2009, S. 223):

Mögliche Meeting-Arten und -Themen
Name Inhalt Periode
Check-in/Check-up –  Was liegt heute an?

–  Kurzes „Auf-den-Stand-Bringen“ (vrgl. auch Scrum-Meeting / Daily Scrum)

täglich (5, max. 10 Minuten), am besten im Stehen.
Operative Meetings/ Projekt (Status)-Meetings –  Was müssen wir (jeder einzelne von uns) tun, um erfolgreich zu sein?

–  Was ist nötig, um den Laden, so wie er ist, optimal am Laufen zu halten (Projektabwicklung).

wöchentlich/14-täglich
Steuerungs-Meetings –  Wie müssen wir es tun (uns aufstellen), um erfolgreich zu sein?

–  Stimmen Rollen, Verantwotlichkeiten, Ablauf, Prozesse, Zusammenarbeit?

vierteljährlich
Strategie-Meetings –  Wo wollen wir hin?

–  Was ist unser gemeinsames Ziel?

–  Ziele definieren, bzw. zum Ziel bekennen.

halbjährlich/jährlich

Quellen:

Lencioni, P., M. (2009): Tod durch Meeting: Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung Ihrer Besprechungskultur. Wiley-VCH Verlag. Weinheim.

Malik, F. (1994): Die wirksame Sitzung. m.o.m. (Malik)-Letter 6/94. Malik Management Zentrum St. Gallen AG.

Scott, C. W., Shanock, L. R., Rogelberg, S. G. (2012): Meetings at Work: Advancing the Theory and Practice of Meetings. In: Small Group Research, 43 (2). S. 127-129. doi: 10.1177/1046496411429023

Tracy, K., Dimock, A. (2004): Meetings: Discursive Sites for Building and Fragmenting Community. In: Kalbfleisch P., J. (Hrsg.): Communication Yearbook 28. S. 127-165. The International Communication Association. Lawrence Erlbaum Associates. Mahwah, New Jersey, USA.