Endlich haben wir eine Zahl: 541 Milliarden Dollar werden weltweit für nutzlose Meetings versenkt, mit 64,7 Milliarden Euro ist Deutschland dabei. Die Zahl ist natürlich nicht sauber erhoben, sondern hochgerechnet: Sie basiert laut Google auf einer Befragung von 6.528 Beschäftigten, 19 Millionen Meeting-Anfragen auf Doodle, verbunden mit der Aussage von Teilnehmern, die keinen Beitrag leisten und auch keine Erkenntnisse für sich mitnehmen konnten – und das waren insgesamt immerhin 33 Prozent aller im Meeting anwesenden. Aus diesem Grund fragt die symm-Meeting-Software auch bei jedem eingereichten Tagesordnungspunkt nach Sinn und Ziel. Zum Beispiel: Was verändert sich für die tägliche Arbeit der Meeting-Teilnehmer, wenn der Agenda-Punkt erfolgreich bearbeitet wurde (etwa Umsatzzahlen vorgestellt, etc.)? Nichts? Dann gehört das Thema nicht auf die Agenda. Themen nach dem Motto: Schön, dass wir drüber gesprochen haben sind nutzlos verbrannte Zeit.

Die Größenordnung des Betrages zeigt, dass es sich lohnt, sich mit dem Thema Meeting-Management zu beschäftigen. Zur Zeitverschwendung im Meeting kommt laut Studien auch noch eine Erholungsphase („Meeting recovery syndrome“) und die Motivation der Mitarbeiter ist nach einem zähen Meeting auch im Keller. Die Meeting-Kultur beeinflusst, das zeigen ebenfalls Studien, auch maßgeblich die Unternehmenskultur (und umgekehrt). Die Meeting-Zufriedenheit steht in engem Zusammenhang mit der Mitarbeiterzufriedenheit insgesamt.

Laut Doodle-Studie geschieht die Geldverschwendung nicht unbemerkt: Immerhin 38 Prozent aller Befragten aus Deutschland sehen in schlecht organisierten Meetings den stärksten Kostentreiber im Unternehmen. Gut organisiert geht so:

  • Eine aussagekräftige Agenda, die vorab (!) verteilt wird mit allen nötigen Informationsmaterialien und bei der jeder die Chance zur Mitgestaltung hat.
  • Nur diejenigen sind eingeladen – gerne auch pro Tagesordnungspunkt -, die entweder direkt betroffen sind, Entscheidungen treffen oder einen fachlichen Beitrag dazu leisten müssen. Der Rest darf an seinem Arbeitsplatz bleiben und dort seine E-Mails bearbeiten (und nicht im Meeting). Zur Info bekommt er das Protokoll.
  • Das Protokoll entsteht während des Meetings, gut sichtbar für alle via Projektor. Ein solches Simultan-(Ergebnis!)-Protokoll erspart zeit- und nervenraubende Abstimmungsrunden im Nachhinein, wer denn nun was gesagt hat.
  • Maßnahmen werden strukturiert gesammelt – Wer? Was? Bis wann? und konsequent nachverfolgt.

All das strukturiert die symm-Software in einem webbasierten Prozess. Weitere Tipps zu effizienten Meetings finden Sie hier: 10 Gebote für produktive Meetings.