Das Prinzip ist zwei Jahrtausende alt und – von einigen beklagenswerten Ausnahmen abgesehen – bewährt. Gebote sollen das Zusammenleben der Menschen verbessern. Die Menschheit hatte und hat das nötig, auch wenn sie sich zu Meetings zusammenrottet: Laut Studien sind Meetings leider in den selteneren Fällen ein Grund zur Freude, sondern sind vielmehr ein Quell öder Power-Point-Exzesse garniert mit Selbstdarstellungen, Förmchenspielen (wer hat das größte?) und nicht gefällter Entscheidungen. Will heißen: Regeln müssen her. Was macht Meetings effizienter, die Ergebnisse besser und die Teilnehmer motivierter?

1. Sei pünktlich. Auch, und besonders, wenn Du wichtig bist.

Pünktlichkeit erfordert Disziplin – aber Unpünktlichkeit kostet die Zeit aller (Pünktlichen) und somit das Unternehmen bares Geld. Und Qualität: Untersuchungen haben gezeigt, dass die Stimmung und damit die Motivation der Wartenden in den Keller geht – auf Kosten der Meeting-Qualität. Verspätete Vorgesetzte senden außerdem, gewollt oder nicht, Signale fehlenden Respekts: „Ich bin so wichtig, dass ich euch warten lassen kann“.

2. Sprich verständlich über das Besondere: Mann beißt Hund.

„Man gebrauche gewöhnliche Worte und sage ungewöhnliche Dinge.“ Arthur Schopenhauer hat den Erfolgsfaktor jeder Rede – und Präsentation – auf den Punkt gebracht. Also nicht: Hund beißt Mann. Statt endlose Zahlen-Litaneien vortragen, 0,4 Prozent Plus da, 0,58 Prozent Minus dort, sollte man sich lieber fragen, aus welcher Zahl sich tatsächlich irgendwelche Erkenntnisse ableiten lassen: Gibt es Auffälligkeiten? Unerwartete Entwicklungen? Und was können wir daraus lernen? Und das bitte auf gut Deutsch.

3. Immer her mit den Störungen!

„Störungen haben Vorrang“ sagt die große Psychotherapeutin Ruth Cohn. „ …, damit wir ungestört weiterarbeiten können“ möchte man hinzufügen. Denn unterdrückte Emotionen wachsen im Verborgenen, lähmen den Austausch und kommen dann später, meist gut gefüttert, ans Tageslicht. Wenn also etwas quer liegt: Raus damit!

4. Steigere die Effizienz: Mach Pause!

Pausen machen. Studien belegen: Nach spätestens 90 Minuten konzentrierter Arbeit streikt das Gehirn. Das Gegenmittel: Pausen, am besten mit Bewegung und wenn es nur „vor die Tür gehen“ ist.

5. Nimm Dir die Zeit zum Zeitsparen: Protokoll im Meeting schreiben – und alle machen mit.

Ergebnisse festhalten ist am effizientesten als Gemeinschaftsarbeit nach jedem Tagesordnungspunkt. Das gemeinsame Formulieren eines solchen Simultan-Protokolls am besten gut sichtbar via Projektor stellt schon während des Meetings sicher, dass alle das gleiche Verständnis zum jeweiligen Thema haben und vermeidet so auch nerviges nachträgliches Abstimmungs-Pingpong via E-Mail, wer denn nun wie, was gesagt hat. Das selbe gilt natürlich auch für beschlossene Maßnahmen:Wer, macht was, bis wann?

6. Ein Bild sagt mehr als tausend Folien.

Mehr Power ohne Point: Die Folien sollen den Redetext unterstreichen, nicht eins zu eins wiedergeben. Daher – Folien aufräumen, große Bilder, wenig Text und ausdünnen:  7 maximal 15 Folien, der Rest wandert ins Backup. Nach wissenschaftlichen Untersuchungen können sich Teilnehmer eines Vortrages ohnehin nur an maximal fünf bis sieben Aspekte erinnern. Und da ist die schöne zwanzigspaltige Excel-Tabelle garantiert nicht darunter.

7. Reden ist Silber, Zuhören ist Gold.

… und Fragen ist Platin – dann nutzt man das Wissen aller Teilnehmer. Tipp: Die Fünf-Minuten-Kärtchen-Abfrage hilft wirkungsvoll gegen „das lauteste Argument gewinnt“.  Achtung Chefkrankheit: Ein respektvoller Umgang im Meeting bedeutet vor allem, die anderen ausreden lassen.

8. Sei kundenorientiert. Besonders im Meeting.

Der Teilnehmer als Kunde. Was Du immer schon mal sagen wolltest – behalte es im Meeting für dich. Gib den anderen Meeting-Teilnehmern das, was sie brauchen, um ihren Job besser machen zu können. Kundennutzen vor Leistungsschau.

9. Sag, was Du willst – und nicht, was Du nicht willst.

Der Berater im Reisebüro fragt: Wohin möchten Sie? Antwort: Weg von Hamburg. Nennen Sie das positive Ziel und nicht das, was Sie nicht mehr wollen.

10. Sprich von Dir – und nicht über andere.

„Ich wünsche mir, dass …“ anstatt: „Du bist immer ….“ Auch bekannt als VW-Regel: Verwandle Vorwürfe in Wünsche.

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©symm GmbH. Die 10 Gebote für produktive Meetings sind Auszüge aus dem symm®-Toolbook der symm-Meeting-Management-Software.

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