Der symm-Effekt –
drei Punkte für Ihren Meeting-Erfolg

 

  • Die Meetings werden kürzer und stringenter und es sind nur diejenigen Teilnehmer am Tisch, die wirklich gebraucht werden – das spart Zeit und damit Geld.
  • Die Ergebnisse der Meetings werden besser mit dem Wissen und der Unterstützung aller Teilnehmer  – das schafft mehr Qualität.
  • Die Atmosphäre in den Meetings ist freundlich und wertschät­zend – das bringt Arbeits­zufriedenheit und Motivation.

Die Features

Der strukturierte Meeting-Prozess von symm bietet eine ganze Reihe von Besonderheiten. Sie erleichtern die Organisation von Meetings erheblich und steigern spürbar die Effizienz und Qualität.

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Automatische Archivierung

Alle wichtigen Dokumente wie Tagesordnungen, Ergebnisprotokolle und beschlossene Maßnahmen sind auf Abruf gespeichert.

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Responsive-Design

Automatische Anpassung der Templates an die verwendete Bildschirmgröße – ideal für Smartphones und Tablets.

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Outlook-kompatibel

Übernahme der Termine und Aufgaben in Outlook per Doppelklick.

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Auto-Mail

Automatischer Versand von Terminblockern, Einladungen, Tagesordnungen, Ergebnisprotokollen und Aufgaben.

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Datei-Upload

Jeder Meeting-Teilnehmer kann Dokumente oder Dokumenten-Links zum Vorab-Versand hochladen.

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Intuitive Benutzerführung

Der Prozess ist selbsterklärend, Formulierungs-Beispiele helfen beim Ausfüllen. Eine Software-Schulung ist nicht nötig.

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symm-Toolbook

Abrufbare Tools und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für professionelle Gruppenkommunikation und Kommunikation in Projekten und für die wichtigsten Meetingsituationen.

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Individuelle Aufgabenlisten

Per Klick abrufbar: nach Name, Datum oder Inhalt sortierte Tasklisten zur Maßnahmen-Nachverfolgung.

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Blitz-Feedback

Anonyme 3-Klick-Abfrage der Meeting-Qualität mit automatisierter Ergebnisauswertung im Folgemeeting.

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Teilnehmer-Matrix

Zuordnung der erforderlichen Meeting-Teilnehmer zu den Tagesordnungspunkten per Mausklick. Automatische Übernahme in die Tagesordnung.

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Automatische Status-Abfrage

Bessere Vorbereitung: Die Projekt-Teilnehmer melden den Status ihres Arbeitspaketes oder Teilprojekts vor dem Meeting.

Meetings in der Wissenschaft

 

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Meeting = Meeting design charactersistics + Kommunikation

„Entweder man ist im Meeting, oder man arbeitet.” Management-Legende Peter Ferdinand Drucker hatte keine allzu hohe Meinung von Meetings (siehe „The Effective Executive“, S. 67). Das Zitat stammt aber auch dem Jahr 1967, seitdem hat sich die Welt und die darin agierenden Unternehmen dramatisch verändert: Die Märkte sind komplexer und verändern sich immer schneller. Konkrete Regeln und Handlungsanweisungen taugen immer weniger als Basis für organisationale Entscheidungen. Der Metapher von der Organisation als Entscheidungsmaschine folgend kommen Abstimmungsprozessen eine tragende Rolle im Erhalt und Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit zu. Außerdem muss Spezialwissen im Sinne einer lernenden Organisation angesammelt und ausgetauscht werden.
Demzufolge sind klassische Arbeitsmeetings schon seit längerer Zeit Gegenstand wissenschaftlicher Untersuchungen. Allerdings nur als Kontext anderer Untersuchungsziele, etwa Entscheidungsfindung oder andere Ereignisse rund um die Kommunikation in Gruppen.

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Das Standardwerk zu Meeting-Wissenschaften

 

Wer aber das Phänomen Meetings auf einen „Container“ oder Bühne für Gruppen-Kommunikation reduziert, unterschlägt einen ganz wichtigen Teil – nämlich die allgemeinen Meetingbedingungen oder Design-Aspekte („general conditions“, „design characteristics“) und dabei insbesondere die Meeting-Vor- und -Nachbereitung: „Meeting-Wissenschaft ist das Erforschen [dessen], was vor, im und nach dem Meeting passiert“ (Allen, Lehmann-Willenbrock, Rogelberg 2015, S. 4). Dabei ist es in der Forscher-Gemeinde breiter Konsens, dass beispielsweise eine aussagekräftige Tagesordnung oder ein Protokoll mit Maßnahmen die erwiesenermaßen einen großen Anteil am Erfolg des Meetings haben. Laut Vergleichsstudien mit Video-Analysen von Kommunikation in Meetings hat eine gut strukturierte Tagesordnung zudem einen nachweislich positiven Einfluss auf die Qualität der Meeting-Kommunikation (mehr funktionale, weniger dysfunktionale Anteile). Und genau an diesen Punkten setzt der symm-Prozess an.

Die 10 Highlights von symm

Arbeiten die Menschen für den Prozess oder der Prozess für die Menschen? symm entlastet die Meeting-Leiter sofort und übernimmt lästige Organisationsaufgaben, Archivierung und Mail-Verkehr und hilft mit Struktur unmd Prozess. Hier die zehn wichtigsten Gründe für symm.

Gelungene Projekte

symm legt die Basis für eine funktionierende Projekt-Kommunikation mit produktiven Meetings. Genial: automatisierte Vor-Abfrage der Arbeitspakete oder Teilprojekte für Status-Meetings.

Optimaler Praxis-Transfer

Optionale symm-Workshops vermittelt Kompetenzen und Methoden für die Meeting-Moderation und unterstützen so den Wandel der Meeting- und damit der Firmen-Kultur.

Bessere Vorbereitung

symm erfasst strukturiert die Tagesordnungspunkte und hinterfragt dabei Sinn und Zweck und stellt sicher, dass alle nötigen Unterlagen zum Meeting vorliegen. Das spart Zeit und Nerven.

Weniger Orga-Aufwand

symm strukturiert und vereinfacht den Meeting-Prozess: Erfassung von Tagesordnungspunkten per Template, Archivierung, einfache Erstellung von Tagesordnungen, automatischer E-Mail-Versand von Einladungen und Protokollen.

Höhere Umsetzungsquote

Alle Aufgaben werden strukturiert (Was? Wer? Bis wann?) erfasst und gespeichert. Daraus lassen sich mit einem Klick individuelle Task-Listen erstellen – ideal für eine effiziente Maßnahmen-Verfolgung.

Blitz-Feedback

Mit drei Klicks auf Smartphone, Tablet oder PC ist es getan: Eine anonyme Kurzumfrage unter den Teilnehmern direkt nach dem Meeting sorgt für Sicherung und Verbesserung der Meeting-Qualität im Sinne von KVP.

Schlüsselfertig für QM + PM

Der symm-Prozess lässt sich problemlos in Qualitätsmanagement-Prozesse nach ISO 9001 oder EFQM einbinden und steht für eine praxisnahe Umsetzung von Kommunikation und Meetings innerhalb Projektmanagement-Standards wie PMI, Prince2 oder GPM/IPMA.

Erklärt sich von selbst

Software-Schulung? Nicht nötig: Die symm-Templates sind intuitiv erfassbar, Online-Hilfen und Erklärvideos sorgen darüberhinaus für Bedien-Sicherheit. symm sorgt für Entlastung, nicht für Belastung.

Keine Abstimmungs-Schleifen

Das Ergebnis-Protokoll wird simultan während des Meetings ausgefüllt. Vorteil: Gemeinsames Verständnis der Inhalte, Beschlüsse und Maßnahmen müssen nicht im Nachhinein Schleifen drehen.

International einsetzbar

Globaler Einsatz inklusive: Die symm-Software gibt es auch in englischer Sprachfassung inklusive Hilfen und Erklär-Videos. Der Paralell-Betrieb in gemischtsprachigen Gruppen Deutsch-Englisch ist problemlos möglich.

Sparen mit symm

Zeit ist Geld: Umgerechnete Ersparnis eines Unternehmens mit 100 Mitarbeitern, das seine Meetings mit symm um 20 Prozent effizienter gestaltet.

Mitarbeiter sind pro Arbeitswoche im Durchschnitt 6 Stunden im Meeting.

4,2 Meetings pro Woche mit einer Gesamtdauer von 6 Stunden für Mitarbeiter. (Rogelberg/Leach/Warr/Burnfield (2006): Not another Meeting!)

Führungskräfte sind durchschnittlich pro Woche 19,25 Stunden im Meeting.

Führungsräfte („Management“) mit 19,25 Stunden Meetingzeit pro Woche. (Institut LM Research & Marketing Consultancy, Studie 2009)

90 Mitarbeiter x 6 Stunden + 10 Führungskräfte x 19,5 Stunden

4 Millionen angestellte Führungskräfte in der Privatwirtschaft im Jahr 2010 (Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung (DIW), Führungskräfte-Monitor 2012)

40,3 Millionen Erwerbstätige im Jahr 2010. (Statistisches Bundesamt)

= 735 Stunden Meetingzeit pro Arbeitswoche x 44 Wochen
Kalendertage pro Jahr: 365 – 104 (Samstage + Sonntage) – 24 (Urlaubstage) -10 (gesetzliche Feiertage) – 7 (statistisch berechnete  Ausfalltage Krankheit/Umzug) = 220 Arbeitstage = 44 Arbeitswochen
= 32.340 Stunden Meetingzeit pro Jahr, davon 20 Prozent
Der Anspruch von symm: mindestens 20 Prozent mehr Effizienz.
= 6.468 Stunden x 31,70 Euro

Durchschnittliche Arbeitskosten je geleisteter Arbeitsstunde (Bruttolohn incl. Lohnnebenkosten) , produzierendes Gewerbe und Dienstleistungsbereich, Jahr 2013. (Statistisches Bundesamt)

= 205.035,50 Euro Ersparnis im Jahr

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