Das Prinzip ist zwei Jahrtausende alt und – von einigen beklagenswerten Ausnahmen abgesehen – bewährt. Gebote sollen das Zusammenleben der Menschen verbessern. Die Menschheit hatte und hat das nötig, auch wenn sie sich zu Meetings zusammenrottet: Laut Studien sind Meetings leider in den selteneren Fällen ein Grund zur Freude, sondern sind vielmehr ein Quell öder Power-Point-Exzesse garniert mit Selbstdarstellungen, Förmchenspielen (wer hat das größte?) und nicht gefällter Entscheidungen. Will heißen: Regeln müssen her. symm hat sich Gedanken gemacht und aufgeschrieben, was Meetings effizienter, die Ergebnisse besser und die Teilnehmer motivierter macht.

1. Sei pünktlich. Auch, und besonders, wenn Du wichtig bist.

Pünktlichkeit erfordert Disziplin – aber Unpünktlichkeit kostet die Zeit aller (Pünktlichen) und somit das Unternehmen bares Geld. Verspätete Vorgesetzte senden außerdem, gewollt oder nicht, Signale fehlenden Respekts: „Ich bin so wichtig, dass ich euch warten lassen kann“.

2. Sprich verständlich über das Besondere: Mann beißt Hund.

„Man gebrauche gewöhnliche Worte und sage ungewöhnliche Dinge.“ Arthur Schopenhauer hat den Erfolgsfaktor jeder Rede – und Präsentation – auf den Punkt gebracht. Also nicht Hund beißt mann Statt: Die Umsatzzahlen haben sich planmäßig entwickelt… Besser: Gibt es Auffälligkeiten? Unerwartete Entwicklungen? Und was können wir daraus lernen? Und das bitte auf Deutsch.

3. Immer her mit den Störungen!

„Störungen haben Vorrang“ sagt die große Psychologin Ruth Cohn. „ …, damit wir ungestört weiterarbeiten können“ möchte man hinzufügen. Denn unterdrückte Emotionen wachsen im Verborgenen, lähmen den Austausch und kommen dann später, meist gut gefüttert, ans Tageslicht

4. Steigere die Effizienz: Mach Pause!

Pausen machen. Studien belegen: Nach spätestens 90 Minuten konzentrierter Arbeit streikt das Gehirn. Das Gegenmittel: Pausen, am besten mit Bewegung und wenn es nur „vor die Tür gehen“ ist.

5. Nimm Dir die Zeit zum Zeitsparen: Protokoll im Meeting schreiben – und alle machen mit.

Ergebnisse festhalten ist am effizientesten als Gemeinschaftsarbeit nach jedem Tagesordnungspunkt. Gemeinsames Formulieren schafft gemeinsames Verständnis und vermeidet nerviges Abstimmungs-Pingpong via E-Mail.

6. Ein Bild sagt mehr als tausend Folien.

Mehr Power ohne Point: Die Folien sollen den Redetext unterstreichen, nicht eins zu eins wiedergeben. Daher – Folien aufräumen, große Bilder, wenig Text und ausdünnen:  7 maximal 15 Folien, der Rest wandert ins Backup. Nach wissenschaftlichen Untersuchungen können sich Teilnehmer eines Vortrages ohnehin nur an maximal fünf bis sieben Aspekte erinnern. Und da ist Ihre zwölfspaltige Excel-Tabelle garantiert nicht darunter.

7. Reden ist Silber, Zuhören ist Gold.

… und Fragen ist Platin – dann nutzt man das Wissen aller Teilnehmer. Tipp: Die Fünf-Minuten-Kärtchen-Abfrage hilft wirkungsvoll gegen „das lauteste Argument gewinnt“.  Achtung Chefkrankheit: Ein respektvoller Umgang im Meeting bedeutet vor allem, die anderen ausreden lassen.

8. Sei kundenorientiert. Besonders im Meeting.

Der Teilnehmer als Kunde. Was Du immer schon mal sagen wolltest – behalte es im Meeting für dich. Gib den anderen Meeting-Teilnehmern das, was sie brauchen, um ihren Job besser machen zu können. Kundennutzen vor Leistungsschau.

9. Sag, was Du willst – und nicht, was Du nicht willst.

Der Berater im Reisebüro fragt: Wohin möchten Sie? Antwort: Weg von Hamburg. Nennen Sie das positive Ziel und nicht das, was Sie nicht mehr wollen.

10. Sprich von Dir – und nicht über andere.

„Ich wünsche mir, dass …“ anstatt: „Du bist immer ….“ Auch bekannt als VW-Regel: Verwandle Vorwürfe in Wünsche.

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Die 10 Gebote im Download

Die 10 Gebote für produktive Meetings von symm machen sich besonders gut, wenn sie, wie zufällig, auf dem Meeting-Tisch liegen. In der PDF-Vorlage zum Ausdrucken als Vor- und Rückseite finden sie die 10 Gebote im handlichen Format gestaltet.

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©symm GmbH. Die 10 Gebote für produktive Meetings sind Auszüge aus dem symm®-Toolbook der symm-Meeting-Management-Software.