Meetings produktiv gestalten

 

Mehr Effizienz

Bessere Ergebnisse

Höhere Motivation

symm –
auf den Punkt gebracht

Fast die Hälfte aller Meetings (48,3%)* gelten als unproduktiv: genervte Mitarbeiter, keine oder wachsweiche Beschlüsse, nutzlos verbrannte Zeit.

symm, das systemische Mee­ting-Management, ist eine neuartige Methode für produktivere Meetings. symm organisiert und strukturiert den gesamten Meeting-Prozess mit selbsterklärenden, online-basierten Templates.

Der Erfolg für Ihr Unternehmen: Bessere Besprechungsergeb­nisse, moti­vierte Mitarbeiter und Sie sparen Zeit und damit Geld – bei 100 Mitarbeitern rund 200.000 Euro im Jahr.

* Schell Marketing Consulting, 2012: Meeting-Kultur in europäischen Unternehmen: Eine multinationale Langzeit-Untersuchung (2002 – 2012). München

Darum scheitern Meetings – und so kann es symm verhindern

Unproduktive Meetings sind eine Sache. Wenn Meetings aber richtiggehend scheitern, dann kommt zur verbrannten Zeit auch noch die Frustration bei allen Beteiligten.

In einer Langzeitstudie* wurden die Gründe für das Scheitern von Meetings  bei Managern in Deutschland, Österreich und der Schweiz erhoben.

Hier sehen Sie die Top Five – und was Sie mit symm dagegen tun können.

* Schell Marketing Consulting (2012): „Meetingkultur in europäischen Unternehmen“, 2002-2011 (Auszug zu den Ergebnis-Trends 2011)

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1. Unsystematische Vorbereitung

 Die symm-Lösung:

  • Systematische Erfassung der nötigen Unterlagen bei den Verantwortlichen der Tagesordnungspunkte per Template.
  • Freigabe mit Kommentarfunktion über den Meeting-Leiter.
  • Einfaches Hochladen und Zuordnen der erforderlichen Unterlagen per Drag and Drop.

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2. Falsche Besetzung des Teilnehmerkreises

 Die symm-Lösung:

  • In der Teilnehmer-Matrix ordnet der Meeting-Leiter jedem Tagesordnungspunkt per Klick die dafür wichtigen Teilnehmer zu. Das Ergebnis wir automatisch in die Einladung übernommen.
  • Teilnehmer-Umfrage über Anwesenheits-Erfordernis.

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3. Keine Entscheidungen, keine Ergebnisse

 Die symm-Lösung:

 

  • Simultanes Ergebnisprotokoll erfordert  Kommentierung/Beschlussfassung bereits im Meeting.
  • Systematische Erfassung und Speicherung von beschlossenen Maßnahmen (Wer? Was? Bis wann?) im Ergebnis-Protokoll.
  • Individuell abrufbare Aufgaben-Listen nach Namen oder Abteilung.

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4. Unklare Zielsetzung im Meeting

 Die symm-Lösung:

  • Frage nach Zielen und Auswirkungen der Tagesordnungspunkte bereits im Einreichungs-Prozess.
  • Erklärfeld zu jedem Tagesordnungspunkt.
  • Tagesordnung mit Informationen über die Zielsetzung  jedes Tagesordnungspunktes.

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5. Unstrukturierter Ablauf des Meetings

 Die symm-Lösung:

  • Schulung der Meeting-Leiter im symm-Seminar in wertschätzenden Kommunikationstechniken und professionellen Methoden für die wichtigsten Meeting-Situationen.
  • Moderations-Anleitungen als Teil des Prozesses in symm-Ware.

Meetings –
der Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen

Meetings sind ein wirksamer Hebel für die Effizienz des Unternehmens – unprofessionell  geführt verbrennen sie gleich die Zeit einer ganzen Gruppe. Noch wichtiger: Wie gut sind die Ergebnisse und die getroffenen Entscheidungen – und werden sie überhaupt getroffen?

Kulturveranstaltung: Nirgends zeigt sich die herrschende Firmenkultur so klar und deutlich, wie in Meetings. Und nirgends lässt sie sich so stark beeinflussen – im Guten, wie im Schlechten.

Informations-Drehscheibe: Meetings sind wichtige Marktplätze und damit Drehscheibe mit Multiplikatoren-Effekt für Informationen – und deren Interpretationen.

Führungsforum: Führung auf offener Bühne – mit großen Chancen und hohem Risiko: Authentisches Führungsverhalten kann positiv auf die ganze Gruppe wirken, Selbstdarstellung und Autoritätsgehabe verursacht Flurschaden.

Entscheidungsgremium: In zunehmend komplexeren Märkten werden Alleinentscheidungen immer riskanter. Produktive Meetings nutzen das Know-how und die Spezialkenntnisse aller Teilnehmer für optimale Entscheidungsprozesse.